Toplantı Salonlarında Güvenlik

15 03 2012 | Ekleyen: | Konu: Bilgi Güvenliği

Toplantılar, şirketlerin önemli faaliyetleri, gelecek planları, yeni ürün bilgileri, yeni anlaşmalar vb bilgilerinin rekabet istihbaratının kolay hedefi  haline geldiği faaliyetlerin başında gelmektedir.

Şirketin bilgi sermayesini korumak maksadıyla alınacak toplantı organizasyonlarında alınacak güvenlik tedbirleri, toplantının özelliğine farklılıklar göstermektedir. Stratejik önemi olan ve gizlilik derecesi yüksek toplantılarla, genel toplantıların güvenliği sağlanması arasında uygulama ve işleyişlerindeki farklılıklar güvenlik yöneticileri ve toplantıyı düzenleyen makamlar tarafından beraber kararlaştırılır.

Toplantıya katılanlar, gizlilik dereceli bilgi ve belgelerin dışarıya çıkarılması ve dışarıda görüşülüp tartışılmasından özenle kaçınırlar. Güvenlik personeli, yapılacak toplantının gizlilik derecesi ne olursa olsun toplantıyla ilgili paylaşımlardan kaçınmalıdır.

Toplantı düzenleyen makamlar aşağıda belirtilen önemlerle, gerekli gördükleri diğer ilave önlemleri alırlar. Bu tedbirlerin alındığından ve uygulandığından emin olmak için bir toplantı güvenlik sorumlusu belirlenir.

1-      Toplantıyı düzenleyen makam, bu amaca yönelik yazıda toplantı konusu, yeri, saati, gündemi ve gizlilik derecesini belirtir. Ayrıca toplantıya katılacak olanların bildirilmesini ister.

2-      Toplantının amacı ve ihtiyaca göre toplantı salonu oturma planı yapılır, temsilcilerin oturacakları yerler önceden etiketlenir. Toplantıdan önce yapılacak ön çalışmada muhakkak toplantı yapılacak yerin etüt edilmesi ve gelen ziyaretçilerin statü ve konumlarının öğrenilerek risk durumları tespit edilir.

3-      Toplantı süresince gizlilik dereceli dokümanların güvenliği ile ilgili önlemler alınır. Toplantı yapılacak fiziki mekânın masa, kapı, vb yerlerin tespiti ve toplantıya katılan ziyaretçilerin özel eşyalarının güvenliğinin nasıl sağlanacağı konularında bilgi alınır.

4-      Toplantının amacı ile temsilci gönderilmesi işlenilen kamu kurum ve kuruluşları ve özel sektör kuruluşları toplantı öncesinde amirlere bildirilir, görüş ve direktifleri alınır.

5-      Toplantı salonunun iç ve dış güvenliğinin sağlanması ve ilgili birimlerle işbirliği yapılması amacıyla, ihtiyaca göre sorumlu bir personel ve yeteri kadar yardımcı personel görevlendirilir. Toplantıya katılan ziyaretçi sayısı ölçüsünde güvenlik ve koruma ekibi sağlanır.

6-      Toplantı güvenilirliğinden sorumlu personel; Toplantıya girecek olanları elindeki listeye göre kontrol eder. Yapılan kontrollerde davetiye ve diğer toplantıya katılma belgeleri kontrol edilerek girişler sağlanır.

7-      Gizli ve Çok Gizli gizlilik dereceli toplantılara katılacak olanların bu dereceleri havi Güvenlik Belgelerinin olup olmadığını kontrol eder.

8-      Toplantı başladığında kapıları kapattırır, uygun bir yere toplantının gizlilik derecesini belirten TOPLANTI VARDIR. GİRİLMEZ levhası astırır, toplantı başlangıç ve bitiş saatlerine riayet edilir. Toplantı başladığında kesinlikle ziyaretçi kabul edilmez.

9-      Toplantı süresince ilgili olmayan kişilerin salona girmemesi için gerekli tedbirleri alır. Toplantı için yapılan hizmetler toplantı sırasında yapılmamalıdır. Örneğin içecek ikramı veya temizlik gibi

10-   Toplantı aralarında toplantı yerinin ve harita, şema ve diğer asılı veya açıkta bulunan dokümanların güvenliğini sağlar.

11-   Toplantı sonuna kadar bölgeyi terk etmez, toplantı bitiminde salonun boşaltılmasına nezaret eder. Toplantı bitiminde toplantı başlangıcında olduğu gibi dikkatli olunmalıdır. Ziyaretçilerin unutmuş olduğu bilgi veya dokümanlar olabilir. Ziyaretçilerin çıkışında son bir kontrol yapılması gerekir.

12-   Toplantı salonunda unutulmuş doküman veya not olup olmadığını kontrol eder. Yırtılmış yazılı not ve müsveddeler bir torbada toplanıp özel yerinde yakılır veya kâğıt kıyma makinelerinde kıyılır.

13-   Masaların ve toplantı salonunun temizliğine nezaret eder.

14-   İhtiyaca göre toplantıdan önce teknik ve elektronik arama ve kontrol yapılır.

   

Tags:

Yorum Yapın