Sunum Hazırlamak

21 09 2011 | Ekleyen: | Konu: Güvenlik Müdürleri İçin

 

Özel Güvenlik yöneticilerinin,  

  • Yeni güvenlik uygulamaları veya projeleri, devam eden güvenlik projelerinin ve faaliyetlerinin durumu veya güvenlik değerlendirmeleri hakkında bilgi vermek;
  • Çalışanlarda, mevcut güvenlik uygulamaları hakkında, kuruma yönelik riskler ve karşı tedbirler hakkında farkındalık artırmak,
  • Güvenlik personeline meslekî konularda yeni bilgiler vermek, mevcut bilgilerini artırmak, eksik ve yanlış bilgilerini tamamlamak suretiyle onlara beceri kazandırmak gibi nedenlerle  sunum yapmaları sıkça rastlanan bir durumdur.

Her ne kadar sunum yapmak çoğu kişiye sıkıntı verse de, Güvenlik yöneticilerinin yapacağı her sunum, güvenlik konusunda gerekli mesajların verilebilmesi için en uygun fırsatlardır ve sistemli bir hazırlık aşaması ile kolayca üstesinden gelinebilecek bir iştir.

Bu sayfada, sunum hazırlığı ile ilgili paylaşımlar yapılacaktır. Sunum hazırlamak ve yapmak konusunda kitapçılarda ve internette çok çeşitli kaynaklarda, çok daha kapsamlı bilgilere erişebilirsiniz.  Bu sayfanın maksadı genel bir bilgi vermektir.

Sunum hazırlığına başlandığında yapılması gereken ilk iş, sunumun konusunun analiz edilmesidir. Bu analiz sırasında aşağıdaki hususlar belirlenmelidir. 

  • Sunumun ana konusu nedir?      

Örnek; Yeni katlı giriş sistemi ve giriş kontrol prosedürlerinin çeşitli kademelerde ve görevlerde bulunan şirket personeline açıklanması 

  • Bilgilendirme faaliyetinin nihai hedefi nedir? 

Kartlı geçiş sisteminin ve giriş kontrol prosedürlerinin doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamak için tüm çalışanların desteğini kazanmak, geçiş döneminde ortaya çıkabilecek güvenlik risklerini ve personel memnuniyetsizliğini minimize etmek, 

  • Hedef kitleler ve her hedef kitleye vermek istediğim mesajlar nelerdir?

Yöneticilere ve lider personele; yeni uygulamanın neden gerekli olduğunu anlatmak ve başarılı olması için kendilerinin prosedürlere göre hareket etmeleri gerektiğini vurgulamak

Çalışanlara; yeni sistemde uyulması gerekli kuralların neler olduğunu ve bu kurallara uyulmasının başta kendi güvenlikleri için önemli olduğunu vurgulamak, 

Güvenlik personeline; kartlı giriş sisteminin ve giriş kontrol prosedürlerinin nasıl işletileceğini öğretmek ve sistemin mevcut güvenlik tedbirlerine nasıl katkı sağlayacağını vurgulamak,

  • Her hedef kitleye ve vermek istediğim mesajlara uygun olarak hazırlayacağım sunumların içerikleri ne olmalıdır?

İçerik oluşturmak, sunum hazırlığının en can alıcı noktasıdır. Temel maksada hizmet etmeyen, hedef kitlenin beklentilerine cevap vermeyen ve dinleyicilerin ilgisini çekmeyen bir içerik, sunumun başarısını azaltacaktır. Bu nedenle, istenen mesajın dinleyicilerde etki yapması için bu mesajı destekleyen bilgilerin yer aldığı bir içerik hazırlanmasına dikkat edilmelidir. 

İçerik hazırlanırken ilk yapılabilecek işlem, eğitim ihtiyaçları analizi yapmak başlıklı sayfamızda belirtilen tekniğe benzer şekilde, ana konuyla ilgili tüm alt konuları bir liste haline getirmek ve her konunun hangi hedef kitleye yönelik olduğunu belirlemektir. 

Daha sonra, ikinci bir kontrol tedbiri olarak, her hedef kitle için belirlenen bilgiler hakkında aşağıdaki sorulara ?evet? cevabı verildiğinden emin olunmalıdır.  

– Bu bilgi, verilmek istenen mesajla ilintili mi?

– Hedef kitle, bu bilgiye ihtiyaç duyuyor mu? 

Bu çalışmadan sonra, her hedef kitle için ayrı bir sunum hazırlamak üzere her sunumun içeriği  mantıklı bir sıraya konulur. Bu sıralama için aşağıda belirtilen çeşitli teknikler kullanılabilir.

  • Tarih ve/veya saat sırasına koymak; eğer verilmek istenen mesajlar zamanca kademeli olarak uygulanacak hususları içeriyorsa, içerik tarih/saat sıralamasına konulabilir.  Örnek olarak;

Sabah işe geldiğinizde;….

Mesai saati içerisinde bina dışına çıkmanız gerektiğinde;…..

Ziyaretçiniz geldiğinde;……

Akşam iş yerini terk ederken;…..

Hafta sonu iş yerine gelmek istediğinizde;…..

İş yerinden uzun süre ayrı kaldığınızda;….

  • Coğrafi konum sırasına koymak; eğer verilmek istenen mesajlar değişik lokasyonlardaki farklı uygulanacak hususları içeriyorsa, içerik lokasyonlar halinde gruplandırılabilir. Örnek olarak;

Merkez binadaki giriş kontrol prosedürleri;

XYZ Ek binasındaki giriş kontrol prosedürleri;

  • Ana konular ve alt konular halinde gruplayarak; sunumun konusu çeşitli ana başlıkları içeriyorsa, her ana başlık ilgili alt başlıklara ayrılarak verilebilir. Örnek olarak;

– Bina girişlerindeki kontroller

      • Ana bina girişi
      • XYZ binası girişi

– Giriş kartlarının alınması

      • İşe yeni giren personel
      • Kartını kaybeden personel
      • Kartı eskiyen, bilgileri değişen personel

 

  • Doğru/yanlış, eski/yeni mukayesesi yaparak;  Örnek olarak;

-Eski Uygulama: binaya girişte resimli kimlik kartı gösteriliyordu. 

-Yeni Uygulama:binaya girişte resimli manyetik kartınızı, turnikedeki kart okuyucuya okutmanız gerekiyor.

-Yanlış: giriş kartını ziyarete gelen arkadaşınıza, bina içinde rahat dolaşması için vermek 

-Doğru: giriş kartınızı sizden başka kimse kullanamaz

  • Karışık yöntem kullanarak;  konuların özelliğine göre anlatım kolaylığı sağlayacak şekilde yukarıdaki yöntemlerin birden fazlası kullanılabilir. 

Sunum konusunun alt başlıklarının sıralanması esnasında dikkat edilecek diğer konular;

  • Sunumun konuları, güçlü bir  giriş ve akılda kalıcı bir son içerecek şekilde sıralanmalıdır. Güçlü bir giriş, dinleyicileri sunumu dikkale izlemeye motive eder. Akılda kalıcı son; dinleyicilerin sunumla ilgili en çok akıllarında kalacak konudur. Bu iki husus dikkatle belirlenmelidir.
  • Konuların önem dereceleri belirlenmeli ve asgari her 15-20 dakikada bir, önem dereceleri yüksek konular dikkat çekici yöntemlerle sunum içerisinde serpiştirilmelidir. Bu mümkün değilse, 15-20 dakikada bir dikkat çekici bir örnek olay anlatılabilir. Çünkü, insanların dikkatlerini 15-20 dakikadan fazla bir noktaya kendiliğinden toplamaları mümkün değildir.  

Sunumlarda genel olarak kullanılan yazılım powerpoint?tir. Profesyonel yazılımcılar veya tasarımcılar tarafından hazırlanan, bir çok animasyonu, hareket eden şekilleri ve görüntüleri içeren sunumların dinleyiciler üzerinde etki bıraktığı, bu tür sunumların çoğu zaman hayranlıkla izlendiği inkar edilemez. Ancak, yakışıklı ve dikkat çekici yansılar hazırlamaya çalışarak sunum hazırlama yazılımını kullanma becerisini yansıtmayı amaçlayan çalışmalar için harcanan zaman, verimliliğin ve yaratıcılığın düşmanıdır.   

Güvenlik personeli, sunum yaparken mesajlarını dinleyicilere en sade, en anlaşılır ve en akılda kalıcı bir şekilde vermek zorundadır. Bu nedenle, yansıların/slaytların hazırlanması için aşağıda verilen tavsiyeler, yansıların sade ve anlaşılır olması üzerine odaklanmıştır. Yine de powerpoint kullanımı hakkında kapsamlı bir desteğe ihtiyaç duyuyorsanız, bu desteği http://www.egiticininegitimi.net/category/powerpoint/ linkinden edinebilirsiniz.  

  • Her yansı en fazla bir konuyu içermeli, anlaşılmaz, içinden çıkılmaz resim ve grafiklere mümkün olduğunca yer verilmemelidir. Aşağıda bazı olumsuz örnekler verilmiştir. Aşağıdaki örnekte gösterilen yansının hikayesi için buraya tıklayınız.

  

  

  • Yansılarda, sadece konu başlıkları veya anlatılan konuyla ilgili mesajlar kısaltılarak verilmelidir. Bu, hem dinleyicilerin kolayca konuyu takip edebilmelerini sağlar, hem de sunumu yapan kişiye konunun akışı hakkında hatırlatma yapar.

 

  • Tüm metni içeren sıkıcı ve okunması zor yansılar doğru bir uygulama değildir. Eğer bu gerekliyse en uygun şekil, her satırda azami 7 kelime olan, azami 7 satırlık paragraflar kullanmaktır.
  • Bazen, bir resim veya bir grafik izleyicilere her şeyi anlatabilir.

 

  • Yansılardaki resimlerin uçarak gelmesi, yazıların harf-harf açılması, ses efektleri gibi çeşitli animasyonların kullanılması hem dikkat dağıtır, hem de izlemeyi zorlaştırır.
  • Yansılarda kullanılan renkler çok dikkatli seçilmelidir. En garantili yöntem, beyaz zemine siyah harflerle yazmaktır. Diğer renkler kullanılacaksa, siyah-beyaz tezatını aynı oranda sağlayan renkler seçilmelidir. Yeşil, turuncu, sarı gibi renklerin yansılarda fark edilebilirliği düşüktür.
  • Yansılarda kullanılacak resimler çok dikkatli seçilmelidir. Sonradan tartışma yaratacak, izleyenlerin tepki göstermesine neden olacak, politik, cinsel istismar, şiddet içeren, ayrımcılık izleri taşıyan resimlerden kaçınılmalıdır.
  • Yansılarda kullanılacak yazı fontları da dikkatle seçilmelidir. Kaligrafik fontlar çok havalı görünse de, okunması zordur. En uygun font, kitap ve gazetelerde yaygın olarak kullanılan ariel, tahoma gibi fontlardır.

Diğer hususlar;

  • Sunum yapılırken, sunum yapanın sesi, görsel materyaller ve vücud dili dengeli bir şekilde kullanılmalıdır.  Bunlardan birisinin öne çıkması veya zayıf kalması sunumun etkisine zarar verir.
  • Zamanlama çok önemlidir. Eğer sunum, söz verilen zamandan uzun sürerse, uzayan süre içerisinde kimse sunumu dinlemez.
  • Sunum sırasında verilen örnekler gerçek olmalı, kurgulama yapılmamalıdır. Ancak, bu örneklerdeki kişilerin isimleri sadece takdir duygularını ifade etmek için verilmelidir.
  • Sunum?dan önce duyuru yapılacaksa, sunumun başlığı ilgi çekici olmalıdır. Örnek olarak; ?yeni giriş kontrol prosedürleri? gibi sıkıcı bir konu başlığı yerine ?artık giriş kartım var, açıl susam açıl? gibi bir başlık kullanmak izleyicilerin dikkatini daha çok çekebilir. 
  • Sunumun süresi, yeri ve kullanılacak yardımcı materyaller seçilirken, sunumun yapılacağı mekânın imkânları dikkate alınmalıdır. Projeksiyon cihazı olmayan bir binada sunum yapacaksanız, ya projeksiyon cihazı getirmeniz gerekecek, ya da sunumunuzu powerpoint yansıları ile yapamayacaksınız demektir.
  • Aynı şekilde, sunum yapılacak mekânın oturma kapasitesi, aynı sunumu kaç defa yapmanız gerektiğini; salonun diğer departmanlar tarafından kullanılma programı, sunum zamanını ve hatta sunumu yapılacak yeni prosedürlerin uygulamaya başlama zamanını belirleyecek ayrıntılardır.
  • Şu linkte konuyla ilgili güzel bir makale okuyabilirsiniz http://beyaztavsan.com/vaka-calismasi-ornek-bir-sunum-ve-power-point-slaytlari-2/

 

 

   

Tags:

Yorum Yapın