Plân Yazmak

08 11 2011 | Ekleyen: | Konu: Güvenlik Müdürleri İçin

Güvenlik birimleri, güvenlik hizmetlerinin günlük olağan akışı sırasında karşılaştıkları durumlara güvenlik prosedürlerine uygun olarak reaksiyon gösterirler. Güvenlik prosedürleri; gerçekleşmesi mekân ve zaman itibarıyla kesin, sonuçları ön görülebilir hizmetlere yöneliktir, düzenleyici ve belirleyicidir.

Ancak, güvenlik birimlerinin karşı karşıya kaldığı durumlar ve çözmek zorunda oldukları sorunlar her zaman öngörülebilir değildir. Özellikle kriz durumlarını işaret eden bu gibi olaylar ön görülebilir olmasına rağmen, bunların zamanı, şiddeti, sonuçları, çevreye etkileri gibi hususları önceden tahmin etmek neredeyse mümkün değildir.

Bu noktada, güvenlik birimleri prosedür yerine plân hazırlamak durumundadır. Bu sayfamızda, plân yazmak konusunda tavsiyelerimizi bulabilirsiniz.  

Plân, bir işin gerçekleştirilmesi için uyulması tasarlanan düzendir. Güvenlik birimleri, her hangi bir zaman diliminde gerçekleşme ihtimali olan yangın, deprem, sel gibi doğal afetler, yoğun katılımlı toplantı, konferans, konser gibi etkinlikler gibi olağan dışı tedbirler alınmasını gerektiren durumlara karşı plân yapmak zorundadır. Diğer bir ifadeyle; prosedürlerle yönetilmesi mümkün olmayan görevler için plân yapılması uygun bir çözümdür.  

Plân, en basit olarak bir metin?den ve yeteri kadar ekten oluşur. 

Metin kısmı; plânın uygulanması ile varılmak istenen nihai durumu basit ve anlaşılır bir şekilde aşamalı olarak açıklar. Metinde yer alması gerekenler aşağıdaki gibidir.

Başlık kısmı; plânın hangi konuda hazırlandığını belirten, plânın adını yansıtan kısa ve öz bir başlıktır.  

 

ABC ÜRETİM TESİSLERİ

YANGIN ÖNLEME VE MÜDAHALE PLÂNI

 

Referanslar; plânın hazırlanmasını gerektiren yazı, talep ve belgeler veya plânın daha iyi anlaşılması için gerekli dokümanlar belirtilir.

 

Örnek; Yangın Yönetmeliği, Şirketin İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası, …. tarihli İtfaiye Denetim Sonuç Raporu  vb.  

 

Maksat; her plân bir maksadın gerçekleştirilmesine yönelik olmalıdır ve bu maksat plânda açıkça belirtilmelidir. Bu husus, okuyanlara plânın neyi başarmayı amaçladığını anlatır.   

 

Örnek-1; Bu plânın maksadı, ABC Üretim Tesislerinde meydana gelebilecek yangın olaylarına karşı hangi önleyici tedbirlerin alınacağını, bu tedbirlerin nasıl kontrol edileceğini ve yangın çıkması halinde nasıl müdahale edileceğini açıklamaktır.  

Örnek-2; Bu plânın maksadı, DEF Binasında …… tarihinde icra edilecek olan ………. toplantısının güvenli bir şekilde  yürütülmesi için alınacak ilave güvenlik tedbirlerini açıklar.  

 

Kapsam; plânın nereyi, kimleri veya hangi departmanları kapsadığı belirtilir. Bu husus, plânın kimlere duyurulacağı, kimlerle koordine edileceği gibi sorulara cevap oluşturur.

 

Örnek; Bu plân, ABC Üretim Tesisindeki tüm personeli, ……. bölgesindeki itfaiye istasyon şefliğini kapsar.   

 

Sorumluluk; plânın uygulanmasından kimin, kimlerin veya hangi kurumun sorumlu olduğu belirtilir. Mümkünse, sorumlunun yedekleri ve iletişim bilgileri belirtilir. 

Örnek; Bu plânın uygulanmasının birinci derecede sorumlusu Güvenlik Amiri Ahmet BEYAZ, yedeği Güvenlik Amiri Yardımcısı Mehmet SARI?dır. Her iki personelin iletişim bilgileri aşağıdadır.  

 

Genel Esaslar; plânın hazırlanması ve/veya uygulanmasında yardımı olacak bilgilere, ve/veya mevcut kaynaklara ve diğer hususlara yer verilir. Plân metnini şişirmemek için ek yapılması daha doğru bir tercih olur.

 

Örnek;

  • Yangınla mücadelede ilk prensip, Üretim Tesislerinde yangın çıkmasını engellemektir. Bunu sağlamak için öncelikle personelde yangından korunma tedbirleri hakkında farkındalık yaratılmasına önem verilecektir, ……………………
  • ABC Üretim Tesislerinde mevcut yangın ikaz ve ihbar tesislerinin durumu EK-A?da gösterilmiştir.
  • Yangın Söndürme vasıtalarının yerleri ve durumları EK-B?dedir. 
  • İtfaiye Denetim Raporunda istenen hususlar EK-C?dedir.

 

Uygulama; plânın uygulamasının genel olarak nasıl gerçekleşeceği bu bölüme yazılır. Bu bölümü okuyanlar, plânın geneli hakkında ayrıntılı bir bilgiye sahip olabilmelidir. Anlama kolaylığı sağlamak için, uygulama safhalar halinde anlatılabilir, çeşitli eklere, listelere, raporlara referans yapılabilir. Uygulama esasları; mümkünse kim, nerede, ne zaman, nasıl, ne yapacak sorularına cevap vermelidir.

 

Örnek;

  • Yangından korunmak için alınacak tedbirler…………………
  • Yangından korunma tedbirlerinin kontrol yöntemleri…………………,
  • Yangın çıktığında ilk reaksiyon…………………,
  • Yangın haber alındığında tahliye aşağıdaki gibi yapılacaktır (EK-D:Tahliye Krokisi),  
  • Tahliye sona erdiğinde yapılacak işler………    
  • Yangın sona erdiğinde yapılacak işler……….,

 

Özel Görevler; planın başarıyla uygulanması için yerine getirilmesi gereken özel görevler belirtilir. Bu görevler, alt birimlerin sorumluluğunda olan ve sadece onları ilgilendiren hususlar olmalıdır.

Örnek;

  • Güvenlik Birimi Koruma ekibi olarak aşağıdaki görevleri ifa edecektir;
  • ……………………………………………
  • Söndürme Ekibi;…………………,
  • İlk Yardım Ekibi…………………,
  • ……………………………………….,  
  • Teknik Servis…………………
  • …………………………… itfaiye ekipleriyle koordineyi sağlayacaktır.
  • ………………………………. sağlık ekipleri ve ambulanslarla iletişimi sağlayacaktır.
  • …………. departmanı hasar tespiti yapacaktır. 

 

İdarî Destek; planın uygulanması sırasında gerekli olan idari desteğin nasıl sağlanacağı belirlenir.  

Örnek;

  • Yangın sırasında ölen ve yaralanan personelin aileleri ………… ve ………… tarafından bilgilendirilecektir,
  • Yangın sonrasında yapılacak olay yeri incelemesi için Güvenlik Birimi emniyet tedbiri alacaktır.
  • Sigorta şirketiyle iletişim……………………………… tarafından sağlanacaktır.
  • Basın açıklaması, …………………………..tarafından yapılacaktır.
  • Planın başarıyla uygulanması için icra edilecek eğitimler EK-F?deki Eğitim Planına göre yapılacaktır.   

 

Başarı Kriterleri; planın başarıyla uygulandığının hangi kriterler yerine getirildiğinde anlaşılacağı belirtilir.

 

Örnek;

  • Yangından korunma teçhizatı bakımlı ve çalışır durumda,
  • Kontroller zamanında ve doğru olarak yapılıyor,
  • Yangında haber verilecek makamlar biliniyor,
  • Tüm çalışanlar tahliye istikametlerini ve toplanma bölgelerini biliyor,
  • Tahliye ….. dakika içinde yapılıyor,
  • Planda görev verilen kişi ve departmanlar görevlerinin bilincinde,     

 

EKLER

  • Metin içinde bahsedilen sıra ile yazılır 
  • Ekler birbirini harf veya rakam sırası ile takip eder

 

Plânların yazılmasında dikkat edilecek diğer hususlar

  • Yazım dili, sade, anlaşılır, net ve doğru olmalıdır.
  • Metin içerisinde yoruma açık cümleler kurulmamalıdır.
  • Görevlerin sahipleri açıkça belirtilmelidir.
  • Gereksiz tekrarlardan kaçınılmalıdır.
  • Plan metni kısa ve öz olmalıdır.
  • Uygulama esasları, görevler ve diğer tüm hususlar planın maksadına hizmet etmelidir.
  • Tercihen her planın sadece bir maksadı olmalıdır. Birden fazla maksat, planı daha karmaşık ve uzun hale getirir. Eğer ikinci bir maksat varsa, ayrı bir plan yapılmalıdır.
  • Plân, diğer ilgili plânlarla koordineli olmalıdır.
  • Plân, mevcut kaynaklarla ve koşullarla başarılabilir olmalıdır. Plânın başarısının, çeşitli koşullara bağlı olması halinde, bu koşullar gerçekleşmediğinde başarı sağlanamaz. Örnek olarak; yukarıdaki senaryoda plânın başarılı olması itfaiye?nin 3 dakika içinde yangına müdahale etmesine dayanıyorsa ve itfaiye?nin bu kadar kısa bir sürede yangına müdahale edeceği garanti altına alınmamışsa, plân yanlış yapılmış demektir.  
  • Plân mutlaka denenmeli ve denemelerden elde edilecek sonuçlara göre geliştirilmelidir
  • Plânın yürürlük tarihi belirtilmelidir.
  • Plânda yapılan değişikliklerin işlendiği bir değişiklik kayıt çizelgesi yapılması uygun olur.

 

   

Tags:

Yorum Yapın