PERAKENDE KAYIP ÖNLEME UYGULAMALARINDA İSTİSNA RAPORLARININ KULLANIMI

28 09 2013 | Ekleyen: | Konu: Kayıp Önleme

İstisna raporlama sistemleri (exception based reporting) özellikle perakende, zincir mağazalar ve dağınık yapıdaki iş yerlerinde kayıp önleme faaliyetlerinde artan bir oranda kullanılmaktadır.

Artan mağaza, çalışan ve işlem sayılarına bağlı olarak özellikle Kuzey Amerika ülkelerinde KÖ faaliyetlerinde geleneksel mağaza denetimleri, cctv kayıtları ve satış verilerinin karşılaştırılması yolu ile yapılan tespitlerin yerini istisna raporlama sistemleri hızla almaktadır.

İSTİSNA RAPORLARI NEDİR ?
En basit anlatımı ile istisna raporları çeşitli kaynkalardan toplanan verilerin içerisinden normal akışa uymayan durumların otomatik olarak işaretlenerek ilgili kişilerin önüne getirilmesidir. KÖ alanından önce endüstri ve üretim sektörlerinde yoğun olarak kalite güvence amacıyla kullanılan bu raporların benzeri KÖ faaliyetleri için de geliştirilebilmektedir.

Örneğin kasa işlemleri konusunda hazırlanan bir istisna raporu, kasalarda yapılan binlerce normal işlemin içerisinden sadece istisnai olanları ayıklayarak şüpheli işlemleri kullanıcının önüne getirebilmektedir. Bu da olası sorunlara odaklanmayı ve çözüme gitmeyi kolaylaştırmaktadır.

Bir örnek verecek olursak; normal çalışma koşullarında tüm mağazalarınızda kasiyerlerin 1000 satış işlemine karşılık 10 iade işlemi yaptığı tespit edildiğinde, çalıştırılacak bir istisna raporu ile sürekli bir şekilde 10 işlemden daha fazla veya az iade işlemi yapan kasiyerlerin işlemlerinin incelenmesi olası bir suistimali veya sirket politikalarına aykırı olarak iade taleplerini rededen bir kasiyerin tespitini kolaylaştıracaktır.

İstisna raporlama sistemlerinin tabii ki bir kurulum maliyeti olmaktadır. Ancak elinizde bulunan bazı rapor ve dataların istisna raporlaması sistemine kolayca dahil edilmesi ile çok az maliyetlerle de sistemin kurulması gerçekleştirilebilmektedir. Kurumun kendi imkanları ile kurabileceği basit raporlama sistemleri ile dahi tatmin edici sonuçlar elde etmek mümkün olabilmektedir. KÖ birimleri tarafından tanımlanan normal şartlar dışında kalan dataları süzebilen bir sistemden çok daha sofistike işlemlerle verilen arasında bağlantı kurabilen sistemlere kadar uzanan bir aralıkta ürünleri piyasada bulmak mümkündür.

KISA SÜREDE BAŞARILI SONUÇLAR :
İstisna raporlarının kullanılmaya başlaması ile kurumlarda genellikle erken dönemlerde elde edilebilecekler aşağıdaki şekilde sıralanabilir;
– Şüpheli işlemlerin tespitinde %50 artış
– Suistimal olaylarının tespitinde bir önceki yıllara göre % 25 oranında artış,
– Tespit edilen suistimal olaylarının parasal değerinde %20-70 arasında artış,

Bu artışların sebebinin yapılan suistimallerin sayısının artışı değil, istisna raporları yolu ile yapılan doğru analiz ve belgelendirme sayesinde olayların tespitinde olduğunu özellikle belirtmek isteriz. Sistemin kullanılması ile analiz yeteneğinizin yanında olayların belgelendirilmesi de üst seviyelere taşınmaktadır. Geleneksel yöntemlerle çok uzun bir süre boyunca KÖ birimleri ve diğer personel tarafından fark edilmeden sürebilecek bir suistimal olayı istisna raporları ile çok kısa bir sürede tespit edilip kuruma daha büyük zararlar vermeden sonlandırılabilmektedir. İyi kurgulanmış bir sistem günler içerisinde aylar hatta yıllar sürebilecek bir uygunsuzluğu tespit etmenize yardımcı olabilmektedir. Sistem tarafından üretilen raporlar adli işlemlerde de size ve olayı inceleyen polis birimlerine sağlam deliller sunmaktadır.
Sistemin etkinliği sadece olayların tespitinde değil, aynı zamanda azalmasında da kendisini göstermektedir. Dürüst olmayan kişilerin uygunsuz davranışlarının hızla tespit edildiğini gören çalışanlarınızın morali düzelmekte ve verimliliği artmaktadır. Çalışanlar yaptıkları her uygunsuz işlemin takip edildiğini bildiklerinde kuruma ve kendilerine zarar verebilecek yanlış kararlar vermekten kaçınmaktadırlar.
İstisna raporlarının kullanımı ile stok, kasa işlemleri, kredi kartları ve hediye kartları üzerinden yapılan suistimallerin azaldığını kolaylıkla görmeniz mümkündür.

İstisna raporlaması sistemlerinin kullanılması ile KÖ ve denetim birimlerinde ciddi anlamda iş gücü ve zaman kullanımı konusunda tasarruflar yapılması mümkündür, personelin uzun uğraşlar ve zaman harcamasına neden olan görüntü ve veri inceleme işleri yerine; eğitim, önleme ve yürütülen incelemelerin tamamlanmasına zaman ayırabilmeleri sağlanmakta, kuruma daha fazla katma değer sağlayan çalışmaları yapabilmelerine imkan verilmektedir.

Aşağıdaki örnekte incelenen 6 kasiyerden cccc 0,12?lik satır iptal oranı ile göze çarpmaktadır, hazırlanan bu basit istisna raporunda ortalama 0,05-0,08 aralığında olan iptal oranının içerisinde KÖ birimleri tarafından bu personelin yaptığı işlemlerin incelenmesi gerekmektedir.

mağaza

kasiyer

net satış

satır adedi

satır iptali adedi

satış/iptal oranı

ankara

aaaa

15.074,30

2700

217

0,08

istanbul1

bbbb

10.611,28

1915

128

0,07

istanbul2

cccc

5.458,43

990

122

0,12

izmir

dddd

11.470,97

2020

113

0,06

adana

eeee

10.616,92

1919

94

0,05

konya

ffff

5.757,06

1052

77

0,07

İrfan KÜÇÜK

   

Yorum Yapın