Maksimum Güvenlikli Yönetim Binalarında Giriş Kontrol Tedbirleri

27 04 2011 | Ekleyen: | Konu: Bina Güvenliği, Güvenlik Uzmanlık Alanları

Bu sayfada yer alan tedbirler, güvenlik tedbirlerinin maksimum düzeyde uygulanması istenen yönetim binalarında alınabilecek referans niteliğindeki giriş kontrolleridir. Bu tedbirlerin daha azının veya daha fazlasının alınması, yönetim tercihi olmalıdır. Güvenlik Müdürü, bu tedbirlerin derecesini Yönetim ile uzlaşarak almalıdır.  

Personelin binalara giriş ve çıkışlarında güvenlik tedbirleri

  • Yönetim binalarına giriş ve çıkışlarda personelin kendisine ait kurum kimlik kartını ve fotoğraflı güvenlik kartını birlikte ibraz etmesi gereklidir.  Bina girişlerinde, bulunan kart okuyucularının bağlı olduğu kartlı geçiş sistemleri kendi veritabanlarındaki personel resimlerini ekrana getirebilmektedir. Bir güvenlik görevlisinin ekran başında bulunarak, içeriye giriş yapan personelin ekranda beliren resimlerle uyumlu olup olmadığını kontrol etmesi uygundur. Burada önlenmesi amaçlanan risk, yetkisiz kişilerin personelden ele geçirdikleri kartlarla bina içine girmek istemesidir.
  • Personelin giriş ve çıkışları bu maksatla belirlenmiş ana kapılardan yapılmalıdır.  Bu kapsamda, binaya giriş-çıkış kapıları ihtiyaç duyulan en az sayıda olmal ve normal olarak personelin giriş yapacağı bir ana kapı, üst düzey yöneticilerin giriş yapacağı bir kapı, varsa personelin araçlarıyla giriş yaptıkları garajdan binaya bir giriş kapısının açılması uygundur. 
  • Binalara girişte personelin çanta ve paketleri X-Ray cihazlarından, kendileri ise duyarlı kapılardan geçirilir.  
  • Binalara girişine müsaade edilmemesi gereken malzemeler normal olarak aşağıdaki gibidir.
    • o Her türlü ateşli silah,
    • o Yanıcı, yakıcı ve parlayıcı maddeler,
    • o Namlusu 6 cm.den uzun olan kesici ve delici aletler,
    • o Namlusu 6 cm.den kısa dahi olsa başka bir eşya içine gizlenmiş halde bulunan ve oluklu kesici ve delici aletler,
    • o Her türlü uyuşturucu ve uyuşturucu maksadıyla kullanılabilecek maddeler,
    • o Patlayıcı maddeler ve patlayıcı madde üretiminde kullanılan maddelerdir.
  • Yapılan kontrol ve aramada binaya getirilmesi yasak olan bu malzemeler tespit edildiğinde güvenlik emanetine alınır, kaydedilir ve iş çıkışında personele iade edilir. Bu maksatla, bina girişinde bir emanete alma sistemi kurulması gereklidir.
  • Personelin iş çıkışlarında da gerekli görüldüğünde çanta-paket ve üst araması yapılarak bina dışına çıkarılmasına izin verilmeyen şirkete ait eşya, malzeme, veri depolama araçları veya doküman tespit edilir. Özellikle, ticari değeri olan bilgilerin şirket dışına çıkarılması için bir çok yöntem vardır ve güvenlik görevlileri bu yöntemlerin hepsine vakıf olamaz. Ancak, böyle bir tedbir IT departmanları tarafından alınacak tedbirlerle de desteklenmelidir.
  • Bina girişlerinde personele uygulanacak arama ve kontrollerinin derecesi ve sıklığı Güvenlik Müdürlüğü tarafından uygun ve gerekli görüldüğünde artırılabilir veya azaltılabilir.  Genel güvenlik ortamındaki risklerin fazla olduğu dönemlerde, bir ihbar veya duyum alındığında veya Yönetim tarafından talep edildiğinde tedbirlerin derecesinin artırılması için hangi ilave güvenlik tedbirlerinin alınacağı da planlanmalıdır.
  • Belirli ünvanlardaki personelin hafta sonlarında ve tatil günlerinde hizmet binalarına giriş yapması, uygun seviyedeki yöneticilerin yapacakları ön bildirimine tabi tutulması gerekir. Bildirim yapılan personelin binaya girişleri sırasında personel kartı alınarak ziyaretçi giriş kartı verilir. Özellikle bilgi hırsızlığı, endüstriyel casusluk, rekabet istihbaratı gibi çalışmalar için en uygun zaman çalışma saatleri dışıdır. Bu nedenle, çalışma saatleri dışında binaya gelen çalışanlar için ilave tedbirler alınmasında fayda bulunmaktadır.
  • Bina Güvenlik Sorumluları, Pazartesi günleri veya tatilden sonraki ilk çalışma günü saat 10:00?a kadar, mesaiye gelen personelin isimleri ve binaya giriş-çıkış saatlerini liste halinde düzenleyerek Güvenlik Müdürlüğüne gönderir. Güvenlik Müdürlüğü bu listeleri birimler bazında düzenleyerek her birini ilgili yöneticisine gönderir.  Bu tedbir alınmasından maksat, çalışma saatleri dışında gelen personel hakkında yapılan bildirimin gerçeklik derecesinin kontrol edilmesidir.  

Araçların binalara giriş ve çıkışlarında güvenlik tedbirleri

  • Garaj girişlerinde ve içlerinde aşağıdaki hususları tespit etmek için kontroller yapılır.  
    • Garaja park edilmek istenen araçların yeterli yetkiye sahip olup olmadıkları, 
    • Araçlarda yanıcı, parlayıcı, patlayıcı madde bulunup bulunmadığı,
    • Garajdan çıkarılmak istenen şirkete ait araçların yetkili makamlarca görevlendirilip görevlendirilmediği,
    • Park etmiş araçlara yönelik herhangi bir sabotaj veya tahribat girişimlerinin olup olmadığı konularını kapsar
  • Kapalı garajlara LPG ile  çalışan araçların park etmesi yasaktır. Bu konuda garaj girişine gerekli uyarı yazısı yazılır.  Bu husus, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı ile düzenlenmiştir.
  • Sürücülü araç tahsis edilen üst yönetim araçlarının, belirlenmiş sürücüsü dışında bir personel tarafından garajdan çıkarılmak istenmesi halinde yönetici asistanı ile koordine edilir.  Bazı durumlarda, sürücülerin kendi menfaatleri için araçları kullandığı görülmektedir.
  • Binalardaki garajlarda park edilmiş olan şirket havuz araçlarının hafta sonları ve mesai saatleri dışında park yerinden çıkarılması, aracın kullanımını kontrol eden Yönetici tarafından yapılacak bildirime tabidir.

Ziyaretçilerle ilgili esaslar 

  • Yönetim Binalarına gelen ziyaretçiler personele uygulandığı gibi duyarlı kapıdan ve X-ray cihazından geçirilir, yasak ve yasadışı malzemelere aynı şekilde işlem yapılarak ziyaretçi yazılımında veya defterinde kayıt altına alınır. 
  • Ziyaretçinin elektronik arama tedbirlerinden geçirilmesine itiraz etmesi halinde randevusu olmayanların binaya girişine müsaade edilmez, randevulu ziyaretçilerin ziyaret edeceği personel telefonla aranarak görüşmenin bina güvenlik sisteminin dışında gerçekleşmesi tavsiye edilir.
  • Ziyaretçi, gerekli kontrollerden geçtikten sonra resepsiyon görevlileri tarafından karşılanarak kişinin kime geldiği, ziyaret sebebi ve randevusu olup olmadığı bilgisi alınır. Ziyaretçinin randevulu olması halinde personele ziyaretçisinin geldiği haber verilir. Randevusu olmayan ziyaretçiler ve randevusu olmasına rağmen ziyaretçinin yanında daha önce ismi bildirilmeyen kişiler hakkında personelin onayı istenir.  Ziyarete onay verilmemiş ise durum uygun bir dille ziyaretçiye izah edilerek ziyaretin gerçekleşemeyeceği bildirilir. 
  • Ziyaretin gerçekleşecek olması halinde; ziyaretçinin kimlik kartı alınır, ziyaretçi kaydı yapılır ve misafir giriş kartı verilerek, ziyareti süresince kartın dışarıdan görünür şekilde taşıması konusunda bilgilendirilir. Bazı firmalar, anında fotoğraflı giriş kartı basan yazılım ve donanımlar kullanmaktadır.
  • Ziyaretçilerin bina içinde ses kaydı alması, fotoğraf ve video çekmesine izin verilmez. Bu hususlar resepsiyon bölgesinde okunabilir bir mesafe ve büyüklükte bulundurulacak ikaz işaretleri ile belirtilir.
  • Ziyaretçilerin kabul edilebileceği mekanlar belirlenir ve personele duyurulur. Bu konuda ünvan bazında kısıtlama yapılabilir. Örnek olarak, yöneticiler için ofis katları, diğer personel için bina lobisi ziyaretçileri ağırlamak için tahsis edilebilir. 
  • Ofis katlarında kabul edilecek ziyaretçiler, güvenlik görevlisi nezaretinde katlara yönlendirilir ve ziyaret edilecek personele ofis katı girişinde teslim edilir. Ziyaret sonrasında ziyaretçinin personel tarafından uğurlanacağı yer, kendisine teslim edildiği yer olup, ziyaretçinin resepsiyona gönderildiği telefonla bildirilir.
  • Ziyaretçinin resepsiyonda bildirdiği kişilerin haricinde başka bir personeli ziyaret etmek istemesi halinde; ziyaret edilen personel tarafından resepsiyona bilgi verilerek ilgili kişiden onay alması istenir. Resepsiyon görevlisi, ziyaretçinin ikinci personelle randevusu olup olmadığına göre aynı işlemleri tekrar eder. Ziyaretin gerçekleşmesinde bir engel yoksa, ziyaretçi kat çıkışında güvenlik refakat görevlisine teslim edilir. Bu husus, yeterli güvenlik görevlisinin mevcut olması durumunda  uygulanacak olup, yeterli güvenlik görevlisinin bulunmaması halinde ziyaretçi ya resepsiyona geri gönderilir veya ikinci ziyaretçi tarafından ilk ziyaret yerinden teslim alınır. 
  • Yönetim Binasına randevulu olarak gelecek ziyaretçilerin isimleri, ziyaret günü ve saatinden önce ilgili kişi tarafından bina güvenlik sorumlusuna telefonla veya e-posta vasıtasıyla bildirilir.  
  • Mesai saatleri dışında ve resmi tatil günlerinde binalara, özel toplantılar veya uygun seviyedeki Yöneticiler tarafından ön bildirim yapılmış olanlar hariç, ziyaretçi alınmaz.
  • Ziyaretçi olarak binaya girmek isteyen ancak, herhangi bir sebeple şirket veya personel ile yaşadığı sorunları zor ve şiddet kullanarak çözme eğiliminde olan veya agresif tavırlar sergileyerek bina içinde huzursuzluk çıkarmasının muhtemel olduğu değerlendirilen kişilerin binaya girişine Güvenlik tarafından müsaade edilmez. Bu gibi durumlarda kişinin/kişilerin durumuna uygun personel ile irtibata geçilerek durum hakkında bilgi verilerek, görüşmenin lobide yapılması istenir.
  • Resepsiyon görevlisi, ziyaretçinin çıkışını takip ederek, ziyaretin programlandığı şekilde sona erdiğinden emin olur.

Toplantı maksadıyla binalara giriş yapacak şirket dışından kişilerle ilgili esaslar

  • Şirket dışından kişilerin katılacağı bir toplantı düzenleyen makam, toplantıdan önce mesajla binanın güvenlik amirine toplantının yeri, saati ve şirket dışından katılacak kişilerin isimlerini bildirir.
  • Toplantı saatinden önce katılacak kişilerin listesi resepsiyonda hazır edilir ve katılımcıların bu liste üzerinden ziyaretçi kayıtları yapılır.
  • Toplantı sonrasında katılımcıların binayı terk ettiği yine aynı liste üzerinden kontrol edilir, binada kaldığı tespit edilen ziyaretçilerin akıbeti araştırılır. Toplantı sonrasında çalışma ve ziyaret için binada kalmaya devam edeceği yönetici bir personel tarafından teyit edilen kişilerin kayıtlarına şerh düşülerek çıkışları takip edilir. 

Yüklenici firmalar tarafından yapılacak bakım, onarım, tadilat, teslimat vb. faaliyetlerde güvenlik tedbirleri 

  • Mesai saatleri dışında binalarda çalışması gereken üçüncü şahısların isimleri, bağlı bulundukları firmanın adı, çalışma konusu vb. bilgileri kapsayacak şekilde Güvenlik Müdürlüğüne bildirilir.
  • Yapılacak işin binadaki muhatabı olan personel tarafından, ilgili firma temsilcisinin çalışacak işçilerle ilgili TC kimlik kartı fotokopilerini, ikametgah belgelerini ve adli sicil belgelerini Bina Güvenlik Amirine/Sorumlusuna iş başlamadan önce  teslim edilir.  
  • Bina Güvenlik Amiri/Sorumlusu taşeron firma çalışanlarının kayıtlarında olumsuzluk tespit ederse konuyu Güvenlik Müdürüne aktarır. 
  • Bu kapsamda çalışmaya gelenlerin gerekli kontrolleri Güvenlik görevlilerince yapıldıktan sonra kimlikleri teslim alınır, bilgileri ziyaretçi kayıtlarına dahil edilir ve kimlik fotokopileri alınarak dosyalanır. 
  • Bu şahısların çalışmaları sırasında binadaki çalışma süreleri boyunca kendilerine G.G. refakat eder ve çalışma başlamadan önce ilgili bölümün temsilcisi tarafından Bina Güvenlik amirine yapılacak işin mahiyeti ve çalışma sınırları hakkında bilgi verilir.  Kapalı bölgelerde yapılacak çalışmalarda ilgili birimin bir temsilcisinin de bulunması Güvenlik Müdürlüğü tarafından talep edilebilir.
  • Şahısların binayı terk etmeleri safhasında kimlikleri kendilerine teslim edilir, çantaları ve paketleri X-ray cihazından geçirilerek çıkış yapmaları sağlanır. 
  • Temizlik görevlilerinin binaya giriş ve çıkışları belirli bir kapıdan yapılır ve güvenlik görevlileri refakatinde çalışmalarına müsaade edilir. Güvenlik giriş kartları temizlik görevlilerine sadece bulundukları bölgeyi açacak şekilde veya refakali olarak tanımlanarak yetki verilmeyen yerlere yanlız girmeleri engellenir.
  • Temizlik görevlilerine ait kimlik bilgileri, ikametgah ilmühaberleri vd. gerekli doküman Bina Güvenlik Amirleri/Sorumluları tarafından firmalar hakkında oluşturulacak bilgi dosyalarında  muhafaza edilir.
  • Hizmet binalarına yüksek hacimli malzeme girişleri bu maksatla belirlenmiş kapılardan yapılır. Bu kapıların yetersiz kalması ve ana kapıların kullanılması ihtiyacının ortaya çıkması durumunda teslimatın mesai saatleri dışında, yeterli sayıda güvenlik görevlisi nezaretinde yapılması sağlanır. 

Binalara gelen posta gönderileri, paketler ve diğer kapalı ambalajlı maddelerle ilgili esaslar 

  • Hizmet binalarına posta yoluyla gelen her türlü koli, paket, zarf vb. eşyaların X-Ray cihazlarından  kontrollü bir şekilde geçirilerek, kontrol edildiğine dair güvenlik kaşesi basılarak kabulü sağlanır. Bu işleme tabi olmayan hiç bir eşya veya paketin binaya girişine  müsaade edilmez.
  • Kontrol sırasında özellikle paketi gönderene, paketin muhtevasına dikkat edilir; göndereni belli olmayan paketlerin beklenip beklenmediği mutlaka alıcıya sorulur. Kuşkulu durumlarda paketler getirene açtırılır, açtırılamazsa güvenlik görevlilerince getirene iade edilerek derhal banka dışına çıkarılır.
  • Personelin dışarıdan ısmarladığı yiyecekler, binaların girişinde siparişi veren personel tarafından teslim alınır. Bu teslimat esnasında yemek paketi caydırıcılık amaçlı rasgele ya da şüphe üzerine yemeği getiren şahsa açtırılarak kontrol edilir. Gerekli görüldüğünde X-ray cihazından geçirilebilir.
   

Yorum Yapın