İç Soruşturmalarda Delil Toplama

27 04 2011 | Ekleyen: | Konu: İç Soruşturmalar

Delil; iç soruşturmaya konu olan iddiaların doğru veya yanlış olduğunu ispata yarayan her türlü bilgi ve belgedir. Bu sayfada bahsedilen delil kavramı, şirket prosedürlerinin ihlali gibi idari konularda yapılacak iç soruşturma kapsamında faydalanılacak her türlü yazılı ve basılı belgeleri, güvenlik sistemlerinin kayıtları gibi fizikî delilleri kapsamaktadır.  

Herhangi bir suç olayında, soruşturmanın adli makamlar tarafından yapılacak olması nedeniyle özel güvenlik birimlerinin görevi,  olay yerinin ve delillerin korunmasından ibarettir.  

Delil toplama işlemi, iç soruşturmanın ilk safhasında, mümkün olan en kısa sürede ve mülakatlardan önce yapılmalıdır.

İç soruşturmacı, soruşturma konusunu destekleyecek delillerin neler olduğunu ve bu delillerin kim(ler) tarafından temin edileceğini iç soruşturma planını yaparken belirler.

Daha sonra, ihtiyaç duyulan delillerin iç soruşturma görevlisine teslim edilmesi  için ilgili kişilere yazılı (veya e-posta ile) talimat gönderilir. Bu talimatta, delil talebinin dayanak oluşturduğu yetki, delillerin genel olarak ne maksatla istendiği, soruşturmanın  gizliliğinin korunması için takip edilecek gerekli uygulamalar, zaman kısıtlamaları, delillerin oluşturulması ve muhafazası için şekil şartları, iletişim bilgileri belirtilir.

Eğer,  böyle bir talebin yapılması halinde, talepte bulunan kişi tarafından delillerin bozulması, karartılması, değiştirilmesi veya yok edilmesi ihtimali varsa, delillerin yazılı olarak talep edilmesi yerine; bu kişiyle toplantı ve mülakat düzenlenir ve ihtiyaç duyulan delillerin iç soruşturmacı nezaretinde toplanması sağlanır.    

Normal olarak, her olayda toplanacak deliller farklıdır. Hangi delillerin toplanması gerektiğine, soruşturma konusunun özelliğine göre iç soruşturmacı karar vermelidir.

İç soruşturmacı, soruşturma konusunu oluşturan iddiaların veya tespitlerin gerçek olup olmadığını ortaya koyan her türlü delili toplamalıdır. Toplanacak delillerin doğru tespit edilmesi, iç soruşturmacının şirketin prosedürleri ve iç işleyişi hakkında çok iyi derecede bilgi sahibi olmasına bağlıdır.

Toplanan deliller, tespit tutanakları, CD/DVD?ler ve diğer belgeler soruşturma dosyasına konulur.

Ses ve görüntü kayıtlarından delil toplamada dikkat edilecek hususlar 

  • Soruşturmayı destekleyecek ses ve görüntü kayıtları, tarih-saat bilgisini içerecek şekilde asgari iki suret halinde CD/DVD ortamına kopyalanır.
  • CD/DVD etiketlenir ve kayıtların alındığı tutanakla tespit edilir. Tutanak, iç soruşturmacı, CCTV operatörü ve güvenlik müdürü/amiri tarafından imzalanır.
  • Ses kayıtlarının dökümü çıkarılır.
  • Ses ve görüntü kayıtlarından elde edilen bulgular tutanak/rapor haline getirilir.

Yazılı belgelerden delil toplamada dikkat edilecek hususlar

  • Delil olarak kullanılacak yazılı belgelere örnekler; ödeme belgeleri ve/veya fişleri, harcama bildirimleri, faturalar, şirket kredi kartı ekstreleri, tespit tutanakları, sözleşmeler, her türlü raporlar, toplantı tutanakları, defterler, kontrol formları, bilgisayar çıktıları ve benzeri dokümanlardır.
  • Yasal veya prosedürel bir engel yoksa, belgelerin asılları soruşturmacı tarafından alıkonulur.
  • Her belgeden iki suret fotokopi çekilerek, yetkili yönetici tarafından onaylanır.
  • Üçüncü bir suret, aslının yerine konur ve üzerine ne maksatla ve kim tarafından alındığına  dair bir not yazılır. Eğer, fotokopi çekilmesi pratik değilse, asıl suretin alıkonulduğuna dair bir tutanak düzenlenir.

Bilgisayar ortamında bulunan delillerin toplanması, bu konuda eğitim almış yetkili kişiler tarafından yapılmalıdır. Yetkisiz ve eğitimsiz kişiler tarafından yapılacak, elektronik ortamda delil toplama çalışmasının delillerin bozulmasına sebep olması kaçınılmazdır.

Toplanan delillerden elde edilen bulgular, iç soruşturmacı tarafından incelenerek bir rapor haline getirilir ve soruşturma dosyasına konulur. Bu inceleme sonrasında, toplanacak yeni deliller, mülakat yapılacak kişiler ve mülakat soruları belirlenebilir.

   

Yorum Yapın