İç Soruşturma Sisteminin Kurulması

27 04 2011 | Ekleyen: | Konu: İç Soruşturmalar

İç soruşturma?nın temel maksadı; yönetime, şirket içinde meydana gelen bir olayla ilgili karar vermesini sağlayacak yeterli ve doğru bilgileri sağlamaktır.  Bu maksadı karşılamak üzere, şirket içinde aşağıdaki bazı tedbirlerin alınarak uygun bir iç soruşturma sisteminin kurulması gerekmektedir.

İç soruşturmanın sonucunda derlenen bulgu ve bilgiler ışığında karar vericiler;  

  • sorumlular hakkında yasal makamlara suç duyurusunda bulunmaya veya
  • idari işleme (disiplin cezası, işten çıkarma, vb.) başlanmasına,
  • şirket prosedürlerinde, iş yapış şekillerinde veya süreçlerinde değişiklik yapılmasına veya
  • herhangi bir işlem yapmadan soruşturmanın sona erdirilmesine

karar verebilirler.

İç soruşturma usülleri ile ilgili herhangi bir yasal düzenleme bulunmamasına rağmen, iç soruşturma sonucunda elde edilen bilgiler yasal süreçlere kaynaklık edebileceğinden veya soruşturma sırasında takip edilen usüller yasal takibata uğrayabileceğinden, iç soruşturmaların icrasında evrensel hukuk kurallarına ve yerel mevzuata uygun yöntemler izlenmelidir.

Öncelikle, ceza kanunlarında ve ceza hükmü içeren kanunlarda, ülkenin adlî yargılama sistemi içerisinde kovuşturulması ön görülen ve ihbar yükümlülüğü olan suçlarla ilgili iç soruşturma yapılması uygun olmayıp, bu tür suçların adli makamlara bildirilmesi en uygun hal tarzıdır.  Bu durumlarda iç soruşturma?nın rolü, şüphelileri belirlemek, delilleri uygun şekilde toplamak, korumak ve adli makamlara devretmektir. 

Şirketlerde iç soruşturma sisteminin kurulması için gerekli şartlar;

–      İç soruşturma kapsamına giren eylemlerin belirlenmesi,

–      Şirketin kural ihlâllerinin nasıl haber alınacağının düzenlenmesi, 

–      İç soruşturma görevlisinin belirlenmesi,

–      İç soruşturma usüllerinin geliştirilmesidir.

Şirketlerde iç soruşturma yapılabilmesi için, çalışanların şirket içinde uyması gereken yazılı kuralların hazırlanmış ve şirket personeline duyurulmuş olması gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle, genel hukuk kuralları arasında olan ?kanunsuz suç olmaz? prensibinden hareketle, çalışanların hangi eylemleri karşısında iç soruşturmaya tabi olacaklarını bilmeleri gerekmektedir.  Genellikle bu hususu sağlayan çeşitli düzenlemeler aşağıdaki gibidir.

–      Davranış kuralları, diğer adıyla etik kuralları

–      Şirket politikaları

–      Disiplin prosedürü

–      Operasyonel ve idari prosedürlerdir.

Şirketin bu düzenlemelerde belirtilen kuralların ihlâl edilmesi halinde haber alabilmesi için,  denetim, raporlama, ihbar ve şikayet mekanizmalarını kurulmuş olması gerekmektedir.  Kurumsal kişiliğe sahip, faaliyetlerini kendi prosedürlerine ve kanunlara uygun bir şekilde icra etmek isteyen, çalışanlarının düşüncelerine önem veren şirketler, kendi bünyelerindeki kural ihlallerinden haberdar olmak için çalışanlarla yönetim kademesi arasındaki bilgi akışını sağlamalıdır. 

Bu maksatla yapılabilecek düzenlemeler aşağıdaki gibidir.  

–      İç kontrol sisteminin kurulması,

–      Denetim usüllerinin ve görevlilerinin belirlenmiş olması, yöneticilere bu konuda sorumluluklar verilmesi,

–      İsimsiz ihbar hatlarının oluşturulması, (çağrı merkezi, e-mail adresi, telefon numarası, mektup adresi, vb)

–      Şikayet kanallarının açık tutulması (şikayet kutuları, açık kapı politikaları, çalışan temsilcileri, vb)

İç soruşturmalar, bu konuda eğitim ve/veya tecrübeye  sahip kişiler tarafından yapılmalıdır.  Ülkemizde resmî şekilde şirket içi soruşturma eğitimi veren kurum sayısı henüz yok denecek kadar azdır. Bu nedenle, iç soruşturmacı poziyonları için genellikle kolluk kuvvetlerinden emekli olarak özel sektörde kariyer fırsatı arayanlar rağbet görmektedirler. Bunun yanında, yurt dışı bağlantılı güvenlik sertifikasyonlarına (CPP, CPI, CFE vb) sahip kişiler de bu pozisyonlarda istihdam edilebilmektedir. Ayrıca, bankaların ve resmi kurumların teftiş kurullarında çalışan müfettiş ve müfettiş yardımcıları da bu pozisyonlar veya roller için uygun nitelikli kişilerdir.

Kaynağı ne olursa olsun, şirket bünyesinde iç soruşturmaları yapmaya yetkili personel belirlenmeli ve şirket içinde ilan edilmelidir. Bu personel, her türlü hizmet içi eğitim fırsatını kullanarak eğitilmeli ve şirketin prosedürleri, iş yapış şekilleri konusunda bilgi sahibi kılınmalıdır. 

Nihayet şirket, iç soruşturmaların yapılma şekliyle ilgili açıklayıcı bir prosedür hazırlamalı ve soruşturmacının yetkilerini, çalışma usullerini, soruşturmanın icra tarzını, kişilerin yükümlülüklerini ve haklarını, soruşturmanın nasıl belgelendirileceğini, raporlama yöntemlerini ve diğer ilgili hususları bu prosedürde açıklamalıdır. 

Bu hazırlıklar yapıldıktan sonra, şirket içi soruşturmaların uygun şekilde yapılması sağlanabilir.

   

Yorum Yapın