İç Soruşturmalarda Hazırlık Evresi

27 04 2011 | Ekleyen: | Konu: İç Soruşturmalar

Normal olarak, iç soruşturma?yı başlatan tetikleyiciler;  

  • Şirket prosedürlerinin ihlal edildiğine dair düzenlenen bir tespit tutanağı,
  • Şikayet ve ihbarlar
  • İç denetim raporları
  • Yönetici bildirimleri
  • Diğerleridir. 

Tespit tutanakları; şirket prosedürlerine göre kontrol sorumluluğu olan şirket görevlilerince düzenlenmelidir. Bu yetki genellikle güvenlik personelinde olmakla birlikte, her görevlinin kendi görev alanıyla ilgili aksaklıklar hakkında tespit tutanağı düzenleme yetkisi olmalıdır. Tespit tutanağı, mümkünse asgari 2 kişi tarafından imzalanmalı, tespiti yapan bir kişiyse, tutanak resimlerle, video görüntüleriyle ve diğer delillerle desteklenmelidir Tutanak, şirket prosedürlerinde gösterilen bir formata göre yazılmalıdır.  Format belirlenmemiş olsa dahi, tespit tutanağı metni nerede, ne zaman, nasıl, ne oldu, kim yaptı sorularına cevap vermelidir. 

Şikayetler ve ihbarlar; şirketler, tüm çalışanlarına iş hayatıyla ilgili gördükleri aksaklıkları ve prosedür ihlallerini yönetim kademesine bildirebilmeleri için gerekli cesareti ve vasıtaları vermiş olmalıdır. Esasen, ABD borsalarında hisse senetleri işlem gören tüm şirketlerin, ABD?deki Enron olayından sonra kabul edilen Sarbenes-Oxley (SOX) kanununa göre bu sistemi kurmuş olmaları gerekmektedir.  Bu kanuna tabi olmayan şirketlerde de, benzer mekanizmaların kurulduğu görülmektedir. Prensip olarak, çalışanların isim bırakma zorunluluğu olmamalı, isim verildiğinde ihbar edenin gizliliği korunmalıdır. Ancak, bu sistemin kötüye kullanılması ve asılsız ihbarlarla masum çalışanların lekelenmemesi için gerekli tedbirler alınmalıdır.  Bu kanallardan alınacak ihbarlar, iç soruşturmalara en çok kaynak teşkil eden bilgilerdir.   

İç Denetim Raporları; bazı şirketlerin ve kurumların iç denetim mekanizması kurmaları kanunî gerekliliktir. Ancak, böyle bir yasal yükümlülük altında olmayan bir çok şirketin benzer sistemleri kurduğu veya yöneticilerine bu tür görevleri sürekli veya geçici sürelerle yükledikleri görülmektedir. Bu denetimler sonrasında hazırlanan raporlarda, iç soruşturma?ya tabi tutulması gereken prosedür ve kural ihlalleri yer alabilmektedir. 

Yönetici Bildirimleri; her seviyedeki yöneticilerin çalışanlarıyla sağlam ve verimli bir iletişim kurmuş olması gereklidir. Bu iletişimin var olduğu şirketlerde çalışanların şirket prosedürlerine aykırı uygulamaları yöneticileriyle paylaşmaları olağandır. Bu paylaşımlar sonucunda tespit edilen hususlar, iç soruşturmalara kaynaklık edebilmektedir.

Kaynağı ne olursa olsun, elde edilen bilgiye göre iç soruşturma açılmasına kimin karar vereceği şirket prosedüründe belirtilmelidir. Bu yetki, belirli kademelerdeki yöneticilere kendi departmanları için, şirket geneli için tepe yöneticisine veya İnsan Kaynakları yöneticisine verilebileceği gibi, ihlal edilen şirket prosedürüne  ve iç soruşturmaya konu olan kişinin durumuna göre doğrudan güvenlik müdürü veya iç soruşturma görevlisi tarafından da soruşturma açılabilir.  

İç soruşturma başladığında yapılacak ilk iş, soruşturma konusuna dair bir soruşturma dosyası oluşturmaktır. Tüm soruşturma süresince elde edilen tüm belge ve dokümanlar fihriste kaydedilmek kaydıyla bu dosya içinde muhafaza edilir.

Soruşturmayı başlatan ilk bilgilere ait dokümanlar da bu dosyaya konulmalıdır. Eğer, ilk bilgiler yazılı olarak alınmadıysa, bu durumu izah eden ve alınan bilgileri içeren bir tespit tutanağı düzenlenir.

Soruşturma dosyasına konulacak ikinci doküman, iç soruşturmaya başlandığına dair düzenlenecek tutanaktır. Bu tutanağa, soruşturmanın, başladığı tarih-saat, yer ve varsa soruşturmaya  eşlik edecek personelin isimleri kaydedilir. Soruşturmaya başlama tutanağı, soruşturma sonucunda alınacak kararların yargıya götürülmesi halinde, mahkeme?nin yasal sürelere uyulup uyulmadığını tespit etmek için kullanacağı bir dokümandır. 

İç soruşturma?nın ilk aşamasında, iç soruşturma görevlisi tarafından elde mevcut bilgilerin bir analizi yapılmalıdır.

Bu analizde;

  • İhlal edilen şirket kuralının/kurallarının ne olduğu analiz edilir.
  • İhlal konusunun somut olarak ispat edilebilmesi için hangi bulguların ve delillerin elde edilmesi gerektiği tespit edilir.
  • Bu bulgu ve bilgilerin nasıl, nereden ve kimlerden elde edileceği değerlendirilir.
  • Kimlerle mülakat yapılması gerektiği tespit edilir.

Soruşturmacı belirlediği bu hususlardan faydalanarak bir soruşturma planı yapar ve bu planda mülakat yapacağı kişilerin listesine, bu kişilerden hangi bilgileri araştıracağına ve görüşmelerin zaman planına yer verir.

Daha sonra, görüşme yapacağı kişilere ve yöneticilerine birer davetiye göndererek,  görüşme maksadını, muhtemel görüşme tarihini ve yerini tebliğ eder.

Ayrıca, ihtiyaç duyduğu kayıtları ve dokümanları kendisine temin edebilecek kişilere, bunların sağlanması için talep yazısı gönderir.

Soruşturmacı, davetiyelere gelen cevaplara göre, mülakatlar için bir zaman planı hazırlar ve mülakat yapacağı çalışanların yöneticilerine bilgi vererek planlanan yer ve zamanda ilgili çalışanların hazır edilmesini talep eder.  

Dikkat edilecek diğer hususlar,

  • Soruşturmanın odak noktasındaki kişiyle, çok zorunlu olmadıkça, mülakat yapılmaması gerekir. Bunun sebebi, iş kanunundaki savunma alma süreleridir. Soruşturmada bu kişilerle mülakat yapılması, yasal olarak kişinin savunmasının alınması yerine geçer ve savunma alındıktan sonra belirli bir süre içinde yasal işlemin yapılması gerekir.
  • Mülakatların, iş yerinde, çalışma süreleri içerisinde ve kişilerin rızası ile yapılması gerekir. Görüşmelerin kaydedilmesi kişinin rızasına tabidir ancak mülakat yapılan kişiden yazılı beyan alınır ve yazılı beyanıyla, sözlü beyanları mukayese edildikten sonra imza altına alınması sağlanır.
  • Mülakat sırasında, soruşturma konusuna delil teşkil eden hususların ve bulguların ayrıca tutanak altına alınması gerekir.
   

Yorum Yapın